13 trucs et astuces Excel pour faire de vous un pro

Microsoft Excel est une application avec des centaines d'outils et des possibilités infinies. Cela peut être assez intimidant pour les utilisateurs débutant avec le logiciel. Les trucs et astuces ci-dessous visent tous à rendre votre expérience d'utilisation de l'application meilleure et plus rapide. Peu importe votre expérience avec Microsoft Excel, nous sommes là pour vous aider à augmenter votre productivité et votre efficacité lors de la création de nouveaux projets.

Trucs et astuces Microsoft Excel

Noter : Les conseils ci-dessous sont écrits pour Excel 2016 ou version ultérieure. Les versions antérieures de Microsoft Excel peuvent nécessiter des étapes différentes ou avoir des fonctionnalités manquantes.

Voyons comment vous pouvez devenir un utilisateur professionnel d'Excel en utilisant simplement 13 trucs et astuces.

1. Ajoutez plusieurs lignes et colonnes à la fois

comment insérer plusieurs colonnes à la fois dans Excel

La feuille de calcul est la chose la plus courante que vous ferez dans Excel. Chaque fois que vous créez des feuilles de calcul, vous ajoutez de nouvelles lignes et colonnes, parfois des centaines à la fois. Cette astuce simple permet de le faire facilement en une fraction de seconde, plutôt que d'avoir à ajouter manuellement de nouvelles entrées.

Voici comment ajouter plusieurs lignes ou colonnes à la fois dans Excel.

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1. Mettez en surbrillance le même nombre de lignes ou de colonnes que vous souhaitez insérer. Les lignes et les colonnes peuvent contenir des données - cela n'affectera pas les nouvelles cellules.
2. Cliquez avec le bouton droit sur l'une des cellules sélectionnées, puis cliquez sur Insérer dans le menu contextuel.
3. Les nouvelles cellules vides apparaîtront au-dessus ou de chaque côté de la première cellule que vous avez mise en surbrillance à l'origine. Cela peut être sélectionné.

Comme vous pouvez le voir dans l'exemple ci-dessous, créer de nouvelles cellules en masse est extrêmement simple et vous fera gagner du temps.

2. Appliquez des filtres à vos données

Filtrer le type d'élément affiché dans une feuille de calcul Excel

Lorsque vous travaillez avec des ensembles de données, leur simplification peut vous aider à voir des modèles et d'autres informations cruciales dont vous avez besoin. Parcourir des centaines de lignes et de colonnes pour des entrées de données spécifiques ne laisse place qu'à l'erreur. C’est là que les filtres de données d’Excel sont d’une aide précieuse.

Comme son nom l'indique, les filtres vous aident à organiser vos données et à ne vous montrer que les entrées adaptées à des critères spécifiques. Par exemple, si vous avez une longue liste de clients mais que vous ne souhaitez afficher que des personnes de Californie, appliquez un filtre. Il masquera chaque entrée de client qui spécifie un emplacement différent. C'est si facile!

Voyons comment vous pouvez mettre en œuvre des filtres dans vos feuilles de calcul Excel.

1. Ouvrez la feuille de calcul que vous souhaitez filtrer.
2. Clique sur le Données onglet du ruban et sélectionnez Filtre . Cela activera le filtrage pour l'ensemble de votre feuille de calcul, ce que vous pouvez remarquer grâce aux flèches déroulantes ajoutées pour chaque en-tête.
3. Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne sur laquelle vous souhaitez filtrer. Une nouvelle fenêtre devrait apparaître.
4. Sélectionnez la manière dont vous souhaitez que vos données soient organisées. Supprimez la coche de tout en-tête que vous ne souhaitez pas afficher et personnalisez la manière dont Excel trie vos données restantes.

3. Supprimez les entrées en double en un seul clic

Supprimer les cellules en double dans Excel

Surtout dans les grands ensembles de données, vous pouvez avoir des entrées dupliquées indésirables. Bien qu'il soit possible de rechercher manuellement ces entrées, il existe un moyen beaucoup plus rapide de les supprimer sans rien laisser de côté. Voyons comment.

1. Mettez en surbrillance la ligne ou la colonne dont vous souhaitez supprimer les doublons.
2. Ouvrez le Données onglet du ruban, puis cliquez sur le Supprimer les doublons bouton sous Outils . Une nouvelle fenêtre apparaîtra dans laquelle vous pourrez confirmer les données avec lesquelles vous souhaitez travailler.
3. Clique sur le Supprimer les doublons button. Voila!

4. Utilisez la mise en forme conditionnelle

Mise en forme conditionnelle dans Excel

La mise en forme conditionnelle est une aide visuelle considérable lorsque vous analysez des ensembles de données. Il modifie la couleur d'une cellule en fonction des données qu'elle contient et des critères que vous définissez. Cela peut être utilisé pour créer des cartes thermiques, des informations communes de code couleur, et bien plus encore. Voyons comment vous pouvez commencer à mettre en œuvre cette fonctionnalité dans vos feuilles de calcul.

1. Mettez en surbrillance le groupe de cellules avec lequel vous souhaitez travailler.
2. Assurez-vous d'être sur le Domicile onglet du ruban, puis cliquez sur Mise en forme conditionnelle .
3. Sélectionnez le logique que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant, ou créez votre propre règle pour personnaliser la manière dont Excel traite chaque cellule.
4. Une nouvelle fenêtre devrait s'ouvrir où vous pouvez fournir à Excel les règles nécessaires pour trier correctement vos données. Une fois terminé, cliquez sur le d'accord bouton et voir vos résultats.

5. Importez une table depuis Internet

Insérer un tableau du Web dans Excel (Source: Analytics Tuts)

Excel vous permet d'importer rapidement des tableaux à partir d'Internet, sans avoir à vous soucier du formatage ou des cellules janky. Voyons comment vous pouvez le faire directement à partir du logiciel lui-même.

1. Passer au Données onglet du ruban, puis cliquez sur le Depuis le Web bouton.
2. Dans le navigateur Web, entrez l'URL du site Web contenant le tableau que vous souhaitez insérer. Par exemple, nous travaillerons avec un Exemple de données Excel table de Contextures.
3. Frappez le Va bouton. Une fois le site chargé, faites défiler jusqu'au tableau que vous souhaitez insérer.
4. Clique sur le Cliquez pour sélectionner ce tableau case à cocher.
5. Clique sur le Importer bouton.
6. Cliquer sur d'accord . Le tableau doit apparaître dans votre feuille de calcul sous forme de cellules.

6. Accélérez votre processus de travail avec AutoFill

Utilisation de la saisie automatique dans Excel

La saisie d'une série de données répétitives devient fastidieuse assez rapidement. Pour lutter contre cela, utilisez la saisie automatique. C'est une fonctionnalité extrêmement simple et facile à mettre en œuvre qui reconnaît les modèles répétitifs tels que les dates et remplit automatiquement les cellules manquantes. Voici comment l'utiliser.

1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez utiliser comme motif.
2. Survolez le Le coin inférieur droit d'une cellule jusqu'à ce que le curseur se transforme en noir + signe. Cela indique la fonction de remplissage automatique.
3. Cliquez et maintenez votre souris, puis faites glisser le curseur vers le bas tout en maintenant votre clic. Vous devriez voir les données prédites apparaître lorsque vous déplacez la souris.
4. Relâchez la souris lorsque vous êtes satisfait des entrées.

7. Insérez facilement une capture d'écran

Insérer une capture d'écran dans Excel (Source: WebNots)

Si vous souhaitez inclure une capture d'écran d'une application que vous avez ouverte, mais que vous ne voulez pas passer par le processus souvent compliqué d'en enregistrer une, Excel est là pour vous. En utilisant cette fonctionnalité simple, vous pouvez capturer n'importe quelle fenêtre active et insérer immédiatement l'image prise dans Excel.

Pour l'utiliser, il suffit de cliquer sur le Insérer et sélectionnez le Capture d'écran . Choisissez l'une de vos fenêtres actuellement ouvertes, et vous êtes prêt à partir.

8. Ajoutez des cases à cocher à votre feuille de calcul

Ajouter une case à cocher interactive aux feuilles de calcul Excel

Saviez-vous que vous pouvez ajouter des cases à cocher à vos feuilles de calcul Excel? Maintenant tu fais. Voici comment procéder. Assurez-vous que votre Développeur l'onglet est activé dans le ruban!

1. Mettez en surbrillance la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter une case à cocher.
2. Passer au Développeur onglet dans le ruban.
3. Ajouter un case à cocher ou alors bouton d'option en fonction de ce dont vous avez besoin dans votre feuille.

9. Utilisez les raccourcis Excel

Excel obtient toujours le crédit qu'il mérite pour fournir un large éventail de fonctionnalités et de capacités à ses utilisateurs. Pour vraiment devenir un expert d'Excel, vous devez connaître les raccourcis clavier. Voici quelques-uns des meilleurs, raccourcis Excel les plus utilisés vous devez savoir pour améliorer votre jeu Excel dès maintenant:

• Sélectionnez une colonne : Cliquez sur une cellule dans une colonne, puis appuyez sur le Ctrl + Espace clés.
• Sélectionnez une ligne : Cliquez sur une cellule dans une rangée, puis appuyez sur le Changement + Espace clés.
• Commencer une nouvelle ligne dans une cellule : Presse Tout + Entrer au fur et à mesure que vous tapez pour commencer une nouvelle ligne.
• Insérer l'heure actuelle : Appuie sur le Ctrl + Changement + Colon () clés.
• Insérer la date actuelle : Presse Ctrl + Colon () clés.
• Masquer une colonne : Appuie sur le Ctrl + 0 clés.
• Masquer une ligne : Appuie sur le Ctrl + 9 clés.
• Afficher ou masquer les formules : Appuie sur le Ctrl + Tilde (~) clés.

10. Supprimer le quadrillage d'une feuille de calcul

Si vous voulez un canevas complètement vierge dans Excel, vous pouvez supprimer les lignes de la grille de n'importe quelle feuille de calcul en un seul clic. Aller à la Vue dans le ruban, puis désélectionnez Quadrillage option dans le Spectacle section.

11. Insérez rapidement un tableau croisé dynamique

Les tableaux croisés dynamiques sont extrêmement utiles lors de l'analyse et de la présentation de vos données. Sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez utiliser, puis créez un tableau croisé dynamique en accédant à la Insérer onglet et en cliquant Tableaux croisés dynamiques recommandés .

12. Ajoutez des commentaires à vos formules

Les commentaires sont un moyen simple de rechercher vos formules ou de les rendre plus compréhensibles pour les spectateurs. Pour ajouter un commentaire, ajoutez simplement + N (commentez ici) après votre formule. Cela n'apparaîtra pas dans la cellule elle-même, mais vous pourrez le voir dans la barre de formule.

13. Dessinez vos équations

Excel convertit vos équations manuscrites en texte (Source: HowToGeek)

Dans Excel 2016 et versions ultérieures, vous pouvez dessiner des équations et demander à Excel de les convertir en texte.

1. Aller à la Insérer onglet dans le ruban.
2. Cliquer sur Équation , puis sélectionnez Équation d'encre .
3. Écrivez votre équation dans la case jaune.

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