Faire travailler vos employés à domicile est un excellent moyen de rendre plus efficace la distanciation sociale pendant la pandémie COVID-19. Passer à distance permet également de réduire les coûts pour le moment, ce qui est essentiel pour les entreprises à petit budget. Alors que les grandes entreprises l'ont compris dès le départ, les petites organisations peuvent avoir du mal à mettre en place un système distant réussi.
Nous sommes là pour vous aider rendre la transition aussi transparente que possible.
Cet article se concentre sur la liste de tous les outils essentiels dont une petite entreprise a besoin pour créer un environnement distant efficace. La liste de contrôle comprend les outils et les étapes que chaque petite et moyenne entreprise doit suivre pour se distancer et rester efficace.
1. Acquérir tout le matériel nécessaire
Afin de commencer à travailler à distance, tous les employés ont besoin de matériel pour accéder aux sites Web, partager et travailler sur des documents, et établir une communication avec d'autres membres de l'entreprise. La plupart du temps, cela signifie soit des équipements appartenant à l'entreprise, soit des équipements personnels.
Chaque employé doit avoir un ordinateur portable ou un PC sur lequel travailler, qu’il appartienne à l’entreprise ou qu’un appareil personnel dépend de la préférence de votre entreprise. Si vous voulez que vos employés aient une expérience plus professionnelle et sûre et aient le budget nécessaire, nous vous recommandons de distribuer les appareils de l'entreprise. Vous pouvez configurer des restrictions, surveiller l'activité et permettre à vos employés de séparer plus facilement la vie personnelle et professionnelle.
Assurez-vous que tous les employés disposent d'un appareil adapté à leur domaine. Par exemple, un graphiste aura besoin d'un ordinateur équipé pour gérer des applications gourmandes en ressources, tandis qu'un écrivain pourra se contenter d'un équipement moins puissant.
Si votre entreprise distribue de l'équipement aux travailleurs, assurez-vous de savoir quel appareil et où il va. Nous vous recommandons de créer une feuille de calcul contenant des informations telles que les numéros de série de l'appareil, le nom et la signature de votre employé, ainsi que le modèle de l'appareil. Cela garantit qu'aucun appareil n'est mélangé ou perdu.
2. Améliorez la sécurité avec les services VPN
VPN est l'acronyme de Virtual Private Network. En bref, VPN est un câble virtuel qui connecte un ordinateur à un réseau non local et fournit une connexion sécurisée cachée des étrangers. Il s'agit d'un service extrêmement utile pour les travailleurs à distance, car il réduit le risque d'exposer potentiellement des informations confidentielles.
Les nombreux autres avantages de l'utilisation d'un VPN incluent l'accès à des sites Web bloqués dans le pays ou la région d'un employé, une confidentialité accrue des FAI, une protection contre les pirates informatiques, ainsi que de meilleures connexions Internet aux serveurs en utilisant des routes privées et directes.
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Les VPN ont leur propre ensemble de vulnérabilités, car les attaquants tentent de tirer parti de points faibles spécifiques et d'exploiter les protocoles de chiffrement. Cependant, vos employés sont toujours plus en sécurité avec un VPN car les attaquants auraient besoin de plus de temps et de ressources pour les localiser, ce qui les rend moins susceptibles de les cibler.
Nos recommandations pour un VPN incluent NordVPN , ExpressVPN , et CyberGhost . Tous ces services sont rapides, faciles à utiliser et abordables pour les petites entreprises.
3. Gardez une trace du temps
Étant donné que vous ne pouvez pas vérifier si un employé travaille en personne comme vous le feriez au bureau, vous devez être en mesure de voir à quel moment il pointe virtuellement. Vous pouvez toujours leur demander de simplement l'écrire et de vous l'envoyer, mais cela n'est pas efficace et laisse beaucoup de place aux employés.
Un moyen plus précis et efficace consiste à utiliser un chronomètre virtuel, qui vous tient informé dès qu'un employé commence ou arrête de travailler. D'autres fonctionnalités utiles de ces outils vous permettent de vérifier l'adresse IP à partir de laquelle votre employé a pointé, ce qui peut vous assurer qu'il est chez lui.
Le temps d'enregistrement est également nécessaire pour que vous puissiez déterminer combien d'heures un employé a passé à travailler. Ceci est crucial si vous payez les gens sur la base d'un taux horaire, car vous avez besoin d'un rapport précis. L'association de cela avec des outils de surveillance informatique peut garantir que vos employés n'essaient pas de tromper le système.
À ces fins, nous vous recommandons vivement d'intégrer les outils proposés par J'ai résolu , aussi bien que Toggl application.
4. Utiliser des outils de communication efficaces
Parler au téléphone ne suffit pas lors de la transition vers le travail à distance. Vous devez profiter de divers outils de communication pour suivre vos employés, répondre et poser des questions, partager des fichiers et effectuer des contrôles réguliers sur chaque projet en cours. Heureusement, il existe des tonnes de solutions qui plaisent toutes à différents groupes de personnes parmi lesquelles vous pouvez choisir.
Voici quelques-unes de nos recommandations:
- Discorde : Alors que Discord a commencé comme une application très attrayante pour un public plus jeune, il est devenu l'un des logiciels les plus utilisés à des fins de communication. Avec la possibilité de discuter en tête-à-tête, en groupes et sur des serveurs dédiés, Discord couvre tous les besoins de communication qu'une entreprise peut avoir. La meilleure partie est que tout est gratuit.
- Mou : Si vous avez besoin d'une solution plus professionnelle, Slack est là pour vous. Il vous permet de rassembler vos employés, puis de configurer divers canaux pour le chat, les annonces, les mises à jour et le travail. Ce qui le distingue des autres solutions de communication, c'est l'intégration professionnelle avec des outils d'entreprise tels que Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce et Jira Cloud.
- Équipes Microsoft : Votre entreprise utilise-t-elle des produits Office tels que Word ou Excel? Votre solution de communication tout-en-un doit être Microsoft Teams. Il vous permet de configurer une version virtuelle de votre entreprise, puis vous donne tous les outils dont vous avez besoin pour rendre les activités en personne à distance. Discutez, démarrez des appels vidéo, organisez des conférences et intégrez-les aux applications Office pour collaborer et partager des projets.
- Zoom : Pour les entreprises qui apprécient les conférences, Zoom est le meilleur moyen de communiquer avec vos employés face à face, même à des centaines de kilomètres les uns des autres. Profitez d'appels de haute qualité pouvant accueillir un grand nombre de standardistes.
5. Collaborez avec les employés
Bien que la simple communication avec les autres puisse devenir très collaborative, vous pouvez toujours améliorer cela en tirant parti de suites conçues pour une collaboration en temps réel. Combinez cela avec des appels audio ou vidéo pour améliorer encore l'efficacité du travail aux côtés d'autres employés.
Nos recommandations sont les suivantes:
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- Bureau 365 (maintenant connu sous le nom de Microsoft 365 ): Peut-être la suite d'applications la plus populaire disponible aujourd'hui, Microsoft 365 est une excellente solution pour les travailleurs qui souhaitent collaborer sur de grands projets. Avec des outils pour rédiger des essais, créer des feuilles de calcul, gérer les données et même créer des graphiques, vous pouvez collaborer facilement sur une variété de projets.
- G Suite : Ce qui fait de G Suite de Google un excellent choix pour la collaboration, c'est sa disponibilité. Tout ce dont vous avez besoin pour collaborer est un ordinateur et votre navigateur - aucune installation requise. Travaillez sur des documents, des feuilles de calcul et même des présentations avec vos pairs, avec stockage et partage de fichiers via Google Drive.
- je travaille : Bien que cette suite ne soit disponible que pour les utilisateurs de Mac, c'est un excellent outil dans lequel envisager d'investir de l'argent. Créez de beaux documents avec des outils rationalisés et collaborez avec vos collègues sans avoir à vous soucier des détails inutiles.
Nous espérons qu'avec le aide de cet article , vous avez pu avoir un aperçu de ce que vous devez faire et acquérir pour réussir à distance avec votre entreprise. Nous vous souhaitons la meilleure des chances et espérons que vous aurez la chance de travailler en toute sécurité dans le confort de leur maison.
