Comment séparer le prénom et le nom dans Excel

Des ensembles de données volumineux peuvent vous obliger à diviser le prénom et le nom des personnes dans vos tableaux de données. Dans cet article, vous pouvez apprendre à faire exactement cela. Découpez et découpez facilement vos données en suivant ce tutoriel Excel pour les utilisateurs débutants et intermédiaires.

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Supposons que vous travailliez à la création d'un modèle d'e-mail personnalisé. Chaque message doit contenir le nom du destinataire. Si vous souhaitez que ce soit plus convivial, vous ne souhaitez utiliser que des prénoms. Heureusement, Exceller vous donne la possibilité de diviser le prénom et le nom dans des cellules séparées.

Avoir beaucoup de données dans une seule cellule posera souvent des problèmes. Dans ce cas, c'est la personnalisation. Parfois, trop de contenu dans un champ peut également entraver votre capacité à trier et filtrer vos données. Vous pouvez utiliser les méthodes ci-dessous pour diviser davantage de types de données dans leurs propres cellules, telles que les adresses, les anniversaires, etc.

Diviser les noms et prénoms dans Excel

Dans les guides ci-dessous, vous pouvez apprendre à séparer les noms et prénoms dans Excel. Pour les besoins de ce guide, nous utiliserons la dernière Microsoft Excel 2019 cependant, les étapes fonctionnent sur toutes les versions du logiciel.

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Méthode 1. Utilisez la fonction Texte en colonnes

Texte en colonnes dans Excel vous permet de diviser les valeurs de texte en cellules séparées dans une ligne. Vous pouvez l'utiliser pour séparer un prénom et un nom du nom complet.

1. Ouvrez le document Excel contenant vos noms ou créez-en un nouveau et configurez vos données. Assurez-vous que vos cellules sont configurées de la même manière que notre exemple ci-dessous:
   
   
2. Utilisez votre curseur pour sélectionner tous les noms dans la colonne du nom complet. Dans notre exemple, nous allons sélectionner A2: A10.
   
   
3. Passer au Données onglet dans votre interface ruban. Celui-ci doit être situé entre l'onglet Formules et l'onglet Révision.
   
   
4. Clique sur le Texte en colonnes bouton, trouvé dans la section Outils de données. (Voir l'image ci-dessous)
   
   
5. Une fenêtre contextuelle apparaît et lance l'assistant de conversion de texte en colonnes. Cela peut être décomposé en 3 étapes, dont chacune vous oblige à faire des ajustements.
6. À l'étape 1, sélectionnez Délimité dans la section Type de données d'origine. Cela vous permettra d'utiliser l'espace comme séparateur entre le prénom et le nom. Cliquer sur Suivant procéder.
   
   
7. À l'étape 2, assurez-vous que vous décochez d'abord tous les délimiteurs, puis cochez Espace seul. Encore une fois, cliquez sur Suivant procéder.
   
   
8. Assurez-vous de sélectionner le champ de votre sortie dans le Destination section. Pour notre exemple, nous avons sélectionné la première cellule de la colonne Prénom, B2. Cliquez sur Finir pour conclure le processus.
   
   

Comme indiqué ci-dessous, nous avons réussi à séparer les noms et prénoms d'une seule cellule en 2 cellules distinctes. Cela ouvre une pléthore d'options pour les e-mails personnalisés, l'analyse des données, etc.

Cependant, il y a certaines choses que vous devez garder à l'esprit lorsque vous travaillez avec cette méthode. Prenez note des avertissements suivants:

• Les données de vos cellules sont statique . Lorsque vous modifiez le nom complet, le prénom et le nom ne s'ajusteront pas en fonction de vos modifications. Vous devrez les modifier manuellement pour refléter les modifications.
• Si vous ne spécifiez pas de cellule de destination, Text to Column écraser la colonne actuelle. Cela efface les champs de nom complet, en les remplaçant par des prénoms et des noms séparés.
• Voulez-vous uniquement le prénom ou le nom de famille? Dans Étape 3 , sélectionnez la colonne que vous souhaitez ignorer, puis sélectionnez le Ne pas importer de colonne (ignorer) option.

La méthode Text to Columns est la mieux adaptée lorsque vous travaillez avec des données cohérentes. Par exemple, lorsque tous les noms ont un prénom et un nom uniquement, ou que tous les noms ont un deuxième prénom. Le mélange et la mise en correspondance conduiront à des résultats erronés - si vos données sont incohérentes, utilisez plutôt des formules.

Méthode 2. Formules

Une approche différente pour séparer le prénom et le nom dans Excel consiste à utiliser des formules. Pour cela, vous aurez besoin de 3 formules différentes, selon que vous avez ou non des prénoms dans votre liste.

La force de l'utilisation de formules réside dans sa manière dynamique d'extraire des données. Si vous modifiez le nom complet, la modification sera automatiquement reflétée dans les cellules séparées du prénom, du milieu et du nom de famille.

Bien que cette méthode soit plus avancée, nous sommes là pour vous aider. Commençons par décomposer les trois formules que vous utiliserez pour décomposer les noms complets.

1. Formule pour obtenir le prénom

Pour séparer le prénom du nom complet, vous devrez utiliser la formule suivante. Sélectionnez simplement une cellule vide comme destination, puis insérez ce qui suit: = GAUCHE (A2, RECHERCHE ('', A2) -1)

Cette formule suppose que le nom complet est contenu dans la cellule A2. Si la vôtre est dans une position différente, assurez-vous de la changer dans la formule. Par example. Si votre premier champ de nom complet est D7, la formule devient: = GAUCHE (D7, RECHERCHE ('', D7) -1)

Après avoir exécuté la formule une fois, vous pouvez facilement la répéter en positionnant votre curseur dans le coin inférieur droit de la cellule et en la faisant glisser vers le bas. Cela ajustera automatiquement la formule pour les autres champs de nom complet et séparera le prénom:

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2. Formule pour obtenir le deuxième prénom

Supposons que certaines des entrées de nom complet de votre ensemble de données aient un deuxième prénom. Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être les extraire dans leur propre colonne. La formule suivante vous permettra de faire exactement cela: = MOYEN (A2, RECHERCHE ('', A2) + 1, RECHERCHE ('', SUBSTITUT (A2, '', '@', 1)) - RECHERCHE ('', A2))

Encore une fois, cette formule suppose que le nom complet est contenu dans la cellule A2. Si ce n'est pas le cas, assurez-vous de l'ajuster dans la formule elle-même. Vous pouvez également utiliser la poignée de glissement pour copier et ajuster automatiquement la formule sur les autres cellules du nom complet et remplir la colonne du deuxième prénom.

Il est préférable d’utiliser des données cohérentes: si certaines entrées ont des deuxièmes prénoms, d’autres pas, les prénoms manquants seront remplacés par #VALEUR! Erreur. Vous devrez vous en débarrasser manuellement.

3. Formule pour obtenir le nom de famille

Enfin, la dernière formule est utilisée pour extraire le nom de famille d'un nom complet. Sélectionnez simplement une cellule de destination, puis insérez ce qui suit: = DROITE (A2, LEN (A2) -SEARCH ('', A2))

Tout comme les formules précédentes, celle-ci suppose également que le nom complet est contenu dans la cellule A2. Si le vôtre est différent, assurez-vous de l'ajuster dans la formule elle-même. Utilisez la poignée de glissement pour copier et ajuster automatiquement la formule sur les autres cellules du nom complet et remplir la colonne du nom de famille.

Dans le cas où vous avez également des prénoms, utilisez la formule suivante: = DROITE (A2, LEN (A2) -SEARCH ('@', SUBSTITUT (A2, '', '@', LEN (A2) -LEN (SUBSTITUT (A2, '', '')))))))

Encore une fois, remplacez toutes les instances de la cellule A2 si votre nom complet se trouve dans un champ différent.

Méthode 3. Rechercher et remplacer

En utilisant des caractères génériques, vous pouvez séparer les prénoms et les noms avec Excel Trouver et remplacer une fonction. C'est un peu étrange, mais cela fonctionne, et cela pourrait être plus rapide que les autres options. Voyons comment vous pouvez diviser les noms complets en l'utilisant

1. Obtenez le prénom à l'aide de Rechercher et remplacer

1. Sélectionnez toutes les cellules contenant les noms complets, puis cliquez avec le bouton droit sur l'une d'entre elles et choisissez Copie dans le menu contextuel. Vous pouvez également utiliser le Ctrl + C raccourci clavier.
   
   
2. Sélectionnez la cellule de destination, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Pâte dans le menu contextuel. Vous pouvez également utiliser le Ctrl + V raccourci clavier. Vous devriez avoir une copie exacte des noms complets.
   
   
3. Gardez la deuxième colonne sélectionnée et restez sur le Domicile languette. Clique sur le Rechercher et sélectionner bouton de la section Édition à l'extrême droite.
   
   
4. Dans le menu contextuel, sélectionnez Remplacer . Une nouvelle fenêtre contextuelle apparaîtra.
   
   
5. Type A espace () caractère, puis un astérisque (*) dans le champ Rechercher. Laissez l'autre champ vide, puis cliquez sur Remplace tout .
   
   
6. Fait!

2. Obtenez le nom de famille à l'aide de Rechercher et remplacer

1. Sélectionnez toutes les cellules contenant les noms complets, puis cliquez avec le bouton droit sur l'une d'entre elles et choisissez Copie dans le menu contextuel. Vous pouvez également utiliser le Ctrl + C raccourci clavier.
   
   
2. Sélectionnez la cellule de destination, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Pâte dans le menu contextuel. Vous pouvez également utiliser le Ctrl + V raccourci clavier. Vous devriez avoir une copie exacte des noms complets.
   
   
3. Gardez la deuxième colonne sélectionnée et restez sur le Domicile languette. Clique sur le Rechercher et sélectionner bouton de la section Édition à l'extrême droite.
   
   
4. Dans le menu contextuel, sélectionnez Remplacer . Une nouvelle fenêtre contextuelle apparaîtra.
   
   
5. Tapez un astérisque (*) , et alors espace () caractère dans le champ Rechercher. Laissez l'autre champ vide, puis cliquez sur Remplace tout .
   
   
6. Fait!

Dernières pensées

Nous espérons que cet article vous a appris à séparer les noms complets en noms et prénoms dans Microsoft Excel. Utilisez les méthodes ci-dessus pour créer facilement des fiches techniques riches et personnalisées. Vous pouvez même mélanger et assortir différentes techniques pour accélérer votre flux de travail!

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