Comment optimiser votre boîte de réception Outlook en 5 étapes faciles

Une boîte de réception encombrée est une mauvaise nouvelle. Il est non seulement difficile de trouver des e-mails importants, mais vous serez progressivement de moins en moins motivé à ouvrir l’application Mail tous les jours. Que pouvez-vous faire pour éviter d'avoir un désordre parmi vos messages? Optimisez simplement votre boîte de réception Outlook en suivant les 5 étapes simples ci-dessous.

Si vous vous êtes déjà senti mal à l'aise en regardant vos e-mails entrants, cet article est pour vous. Arrêtez de laisser les e-mails s'empiler et vous envahir de notifications en optimisant simplement votre boîte de réception. Vous n'êtes pas obligé de surveiller constamment votre courrier et de passer des heures à essayer de tout effacer. Jetez simplement un œil à ces 5 étapes faciles dans Outlook pour Microsoft 365 et faites tout régler pour vous.

Noter : La plupart de ces fonctionnalités s'appliquent à Outlook pour Microsoft 365 / Office 365. Cependant, certaines d'entre elles sont également disponibles via le service de messagerie de Microsoft, Outlook.com.

Optimisez votre boîte de réception Outlook en 5 étapes faciles

Voyons comment vous pouvez devenir un pro d'Outlook dans l'organisation de votre messagerie et enfin obtenir la boîte de réception sans notification dont vous rêvez.

1. Nettoyez en supprimant les e-mails en double

Saviez-vous qu'Outlook dispose d'un outil automatisé pour supprimer les e-mails en double? Maintenant tu fais. Utilisez cette fonctionnalité pour réduire rapidement le nombre d'e-mails que vous devez parcourir chaque jour en seulement quelques clics.

1. Ouvrez la boîte de réception que vous souhaitez effacer. Assurez-vous de rester sur la valeur par défaut Domicile onglet - vous pouvez vérifier l’onglet dans lequel vous vous trouvez en consultant l’interface de l’en-tête du ruban.
2. Élargir le Nettoyer menu déroulant, puis choisissez soit Nettoyer le dossier ou alors Nettoyer la conversation , en fonction de vos besoins.
   
   
3. Une invite apparaîtra sur votre écran. Confirmez que vous souhaitez effacer la conversation ou le dossier et voyez comment le nombre d'e-mails non lus dans votre boîte de réception diminue.

Ce qui est bien avec la fonction de nettoyage, c'est le fait que tous les éléments supprimés peuvent être récupérés pendant un certain temps. Vous pouvez les trouver dans le Les éléments supprimés dossier sur le côté de votre fenêtre Outlook.

2. Créez des dossiers pour vos e-mails

Avoir chacun de vos e-mails entrants dans un dossier peut être déroutant. Bien sûr, le spam est généralement classé dans la catégorie des courriers indésirables, mais tout le reste dépend de vous. Je recommande personnellement de mettre en place certains dossiers essentiels et de trier votre courrier entrant tous les jours.

Suivant le Faire les choses ® ou GTD ® méthodologie d'organisation des tâches, vous pouvez facilement améliorer la productivité avec Outlook. Tout d'abord, vous devez créer trois dossiers différents:

• Boîte de réception (par défaut) - Laissez les e-mails importants dans votre boîte de réception par défaut. Il doit s'agir de messages auxquels vous pouvez répondre immédiatement ou auxquels vous devez répondre de toute urgence.
• Faire - Faites glisser les e-mails non urgents dans ce dossier. Vous pouvez garder votre boîte de réception claire et vous occuper de ces messages plus tard dans la journée.
• Suivre - Déplacez les e-mails vers ce dossier que vous avez mis en attente, tels que les réponses que vous attendez ou les tâches que vous avez reportées.
• Rappels - Certains e-mails ne vous obligent pas du tout à y répondre. Conservez-les dans un dossier séparé pour pouvoir toujours regarder en arrière et les retrouver facilement.

Noter : Pour créer de nouveaux dossiers, cliquez simplement sur le dossier de votre boîte de réception et sélectionnez Nouveau dossier. Ici, tapez simplement le nom et appuyez sur Entrée.

Vous devriez commencer chaque jour par trier vos e-mails dans ces catégories, puis planifier une heure pour vous occuper de votre dossier À faire plus tard. Assurez-vous de rester cohérent avec cela! Vous pouvez continuer à trier vos e-mails tout au long de la journée.

Si nécessaire, n’ayez pas peur de créer plus de dossiers, cette méthode doit être personnalisée pour vous et pour vous uniquement.

3. Utilisez la vue des tâches

Saviez-vous que vous pouvez créer des tâches à partir d'e-mails? Chaque fois que vous recevez un message que vous souhaitez convertir en tâche, faites-le simplement glisser dans l'icône de la liste des tâches d'Outlook pour afficher l'assistant de configuration des tâches. Ici, vous pouvez donner à votre tâche un nom, une description et même configurer un rappel.

Si vous définissez un rappel, les tâches apparaîtront de la même manière qu'un rappel de réunion à l'heure spécifiée. Cela vous permet de rester organisé et de créer facilement des tâches, directement à partir de vos e-mails entrants.

4. Définissez des règles pour trier automatiquement le courrier entrant

Les règles vous permettent de déplacer, de marquer et de répondre automatiquement aux messages électroniques, ce qui facilite grandement l'utilisation d'Outlook. Vous pouvez utiliser des règles pour lire des sons, déplacer des messages vers des dossiers ou afficher automatiquement des alertes de nouveaux éléments.

Personnellement, je trouve que la règle la plus utile est la possibilité de déplacer un élément d'un certain expéditeur ou avec certains mots clés dans la ligne d'objet vers un autre dossier. Cela signifie que si certains critères sont remplis, un e-mail sera déplacé vers la boîte de réception spécifiée sans que vous ayez à y toucher.

Voici un guide de base sur la configuration d'une règle dans Outlook.

1. Cliquez avec le bouton droit sur un message dans votre boîte de réception ou dans un autre dossier de courrier électronique et sélectionnez Des règles .
2. Sélectionnez l'une des options. Pour afficher plus d'options, sélectionnez Créer une règle .
3. Dans le Créer une règle boîte de dialogue, cochez une ou plusieurs des trois premières cases à cocher.
4. Dans le Faites ce qui suit , si vous souhaitez que la règle déplace un message vers un dossier, cochez la case Déplacer l'élément vers le dossier boîte.
5. Sélectionnez le dossier de destination dans le Sélectionner le dossier dialogue qui apparaît, puis cliquez sur d'accord .
6. Cliquez sur d'accord encore une fois pour sauvegarder votre règle.

5. Profitez des catégories

Le codage couleur de vos e-mails vous aidera à identifier et à regrouper facilement les éléments associés dans Outlook. Vous pouvez choisir parmi un ensemble de catégories par défaut ou créer les vôtres, puis attribuer les catégories à vos e-mails Outlook.

Pour attribuer une catégorie de couleur à partir du volet de lecture ou d'un message ouvert, sélectionnez Classer par catégories du Mots clés groupe sur le ruban et sélectionnez une catégorie dans la liste.

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